Sachverhalt:

Die Stadtverwaltung beabsichtigt die Einführung einer neuen Finanzsoftware für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR) zum 01.07.2012. Dabei soll der Umstieg von der bisherigen Software (CityNT der Firma mps) zunächst auf kameraler Basis erfolgen. Zu einem derzeit noch unbestimmten Zeitpunkt soll auch der Umstieg auf die Doppik vollzogen werden.

Zur Vorbereitung der Ausschreibung, Auswertung der Angebote und letztlich zur Beschaffung der Software wurde eine Projektgruppe gebildet, die sich aus insgesamt 15 Mitarbeitern der gesamten Verwaltung zusammensetzt.

Im Rahmen dieser Projektgruppe wurden die umfänglichen Ausschreibungsunterlagen vorbereitet. Die Ausschreibung wurde am 04.04.2011 im Thüringer Staatsanzeiger veröffentlicht. Aufgrund des geschätzten Auftragswertes von 150 bis 170 TEUR (netto) ergab sich die Notwendigkeit einer öffentlichen, nicht EU-weiten Ausschreibung i. S. d. Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A).

Die Angebotsfrist endete am 29.04.2011, 11.00 Uhr. Die Angebotsöffnung erfolgte am 02.05.2011 von 10.00 Uhr bis 11.00 Uhr. Es sind insgesamt 7 Angebote eingegangen. Davon waren alle Angebote gültig, so dass insgesamt 7 Angebote in die Auswertung eingehen.

Die Angebotsauswertung erfolgt seit Anfang Mai unter Federführung der Abteilung Kämmerei. Der weitere Zeitplan sieht vor, dass bis etwa Mitte Juni die Auswertung der eingegangen Angebote abgeschlossen sein soll. Die drei besten Anbieter sollen daraufhin Ihre Software im Rahmen ganztägiger Präsentationen vorstellen. Aus der Gesamtbewertung aus Angebot und Präsentation soll schließlich ein Vergabevorschlag vorbereitet werden. Die Vergabeentscheidung hat gemäß § 27 Abs. 1 Buchstabe e) der Geschäftsordnung des Stadtrates der Stadt Eisenach durch den Haupt- und Finanzausschuss zu erfolgen. Die Zuschlagsfrist endet am 15.07.2011, so dass die Auswahlentscheidung bis dahin erfolgt sein muss.

Darüberhinaus sieht der Zeitplan den Beginn der Ausführungsfrist für den 01.08.2011 vor. Notwendige Schulungen und die Übernahme der Altdaten sollen im Zeitraum vom IV. Quartal 2011 bis zum II. Quartal 2012 vorgenommen werden. Die Umstellung auf die neue Software (Grundmodule) ist für den 01.07.2012 geplant. Dabei soll neben der Kernverwaltung auch der optimierte Regiebetrieb – Amt für Tiefbau und Grünflächen – mit kaufmännischem Rechnungswesen in die Finanzsoftware als Mandant integriert werden, so dass sowohl das Programm CityNT der Kernverwaltung als auch das Buchhaltungsprogramm SAGE KHK des optimierten Regiebetriebes abgelöst werden können.

Die Beschaffungskosten für die neue HKR-Software, einschließlich der Kosten für notwendige Schulungen, wurden im Vorfeld auf etwa 150 bis 170 TEUR (netto) geschätzt, hinzu kommen jährliche Wartungs- und Pflegekosten von voraussichtlich etwa 10.000 bis 20.000 Euro. Zur Beschaffung der Finanzsoftware stehen in der Haushaltsstelle 02000.93500 Haushaltsreste aus dem Jahr 2009 in Höhe von rund 173 TEUR zur Verfügung, die nochmalig in das Jahr 2011 übertragen wurden. Hinsichtlich der Finanzierung wurden zwei unterschiedliche Finanzierungsvarianten (Kauf und Miete) abgefragt.

Begründung

Die Notwendigkeit der Beschaffung einer neuen Software für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen wird im Folgenden erläutert. Das derzeitige Programm, CityNT, wurde im Jahr 2001 in der Verwaltung eingeführt. Das Programm ist nicht mehr marktfähig und wird seit rd. zwei Jahren nicht mehr durch den Anbieter gepflegt. Demzufolge können Änderungen rechtlicher Rahmenbedingungen sowie notwendige Aktualisierungen nicht mehr in der Software angepasst werden. Ein weiterer Grund besteht darin, dass ab Januar 2013 ein neues Programm im Lastschriftverfahren eingeführt werden muss. CityNT ist nicht in der Lage, die entsprechenden Daten aufzunehmen. Somit kann mit der derzeitigen Finanzsoftware spätestens ab dem 01.01.2013 nicht mehr gearbeitet werden.

Eine wesentliche Ursache für den Software-Umstieg liegt in der erhöhten Störanfälligkeit des alten HKR-Programms. In der jüngeren Vergangenheit gab es immer häufiger Störungen bzw. Programmfehler, die Problembehebung nimmt oftmals mehrere Stunden in Anspruch und bindet somit nicht unerhebliche Ressourcen.

Die Anwendung der alten Finanzsoftware erfordert teilweise umständliche und zeitintensive Arbeitsabläufe innerhalb der Verwaltung, da erforderliche Schnittstellen zu Fachprogrammen entweder nicht vorhanden sind oder nicht richtig funktionieren. Ein Beispiel liefert hier der Bereich der Vollstreckung – dort kommt momentan ein eigenes Vollstreckungsprogramm zur Anwendung, dass nicht an die Software CityNT angebunden ist. Dies führt dazu, dass Daten aus dem HKR-Programm per Hand in der Fachsoftware erfasst werden müssen. Zukünftig soll die Vollstreckungslösung in die neue Finanzsoftware integriert werden, damit hier zusätzlicher Erfassungsaufwand ausgeschlossen werden kann.

Ein zusätzlicher Grund für die Einführung des neuen HKR-Programms ist die beabsichtigte Umstellung auf die Doppik. Der Stadtrat der Stadt Eisenach hat sich durch den Grundsatzbeschluss vom 13.10.2006 für die Einführung der Doppik bei der Stadtverwaltung Eisenach  entschieden, allein ein konkreter Umstiegszeitpunkt ist derzeit noch nicht bekannt. Die Doppikumstellung kann mit der bisherigen Software CityNT nicht umgesetzt werden.

Durch die Einführung der neuen Finanzsoftware ergibt sich weiterhin die Möglichkeit, die mehr als 100.000 Datensätze umfassende Adressdatei zu überprüfen und erforderlichenfalls zu vereinheitlichen.

Darüberhinaus gibt es eine Reihe weiterer Vorteile, die für die Einführung eines modernen, leistungsfähigen HKR-Programms sprechen. Dabei sind insbesondere die deutlich besseren und detaillierteren Auswertungsmöglichkeiten zu nennen.

Die Einführung einer neuen Finanzsoftware ist aus den genannten Gründen nicht nur zu empfehlen, sondern unverzichtbar. Zweifellos ist die Softwareumstellung zunächst mit nicht unerheblichem Aufwand (insbesondere Beschaffungskosten, Personal- und Zeitaufwand bei der Umstellung) verbunden. Dies gilt besonders für die HKR-Software, da hier große Teile der Verwaltung betroffen sind. Mittel- und langfristig sollten sich durch das neue Programm jedoch Optimierungspotentiale und Synergieeffekte ergeben, die zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht konkret benannt oder beziffert werden können.

Weitere Vorgehensweise

Sofern durch den Haupt- und Finanzausschuss (bis zum 15.07.2011) der Auftrag vergeben wird, soll durch die Verwaltung zeitnah die konkrete vertragliche Ausgestaltung mit dem neuen Anbieter erfolgen. Die Ausführungsfrist für den neuen Anbieter soll am 01.08.2011 beginnen. Die Verwaltung wird dem Stadtrat der Stadt Eisenach in regelmäßigen Abständen, mindestens jedoch halbjährlich, über den aktuellen Stand der Umstellung auf die neue HKR-Software berichten. Im Rahmen dieser Berichte soll insbesondere auch auf ggf. erzielte Synergie- und Einspareffekte, die im Zusammenhang mit der Einführung der neuen Finanzsoftware stehen, eingegangen werden.