Sachverhalt:

In der 15. Sitzung des Stadtrates am 18.02.2011 wurde unter dem Tagesordnungspunkt 15 des öffentlichen Teils der Antrag des Stadtratsmitgliedes Herrn Schorr – Änderung des Zugriffes für Stadträte auf das Ratsinformationssystem der Stadtverwaltung (Vollzugriff) – behandelt. Hier wurde beschlossen, dass der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz angeschrieben und um Stellungnahme zum Sachverhalt gebeten werden soll. Dies ist mit Schreiben vom 28.02.2011 erfolgt. Neben der Bitte um Stellungnahme zum Vollzugriff wurde auch abgefragt, inwiefern das Bürgerinformationssystem den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügt. Weiterhin sollte geprüft werden, inwieweit nichtöffentliche Unterlagen, und hier vor allem die nichtöffentlichen Niederschriften, im Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt werden können.

In der Anlage wird Ihnen das Schreiben des Thüringer Landesbeauftragten für den Datenschutz zur Kenntnis gegeben.

Zur Beantwortung der Frage 2) wird nach interner Prüfung die Erforderlichkeit aus kommunalrechtlichen Grundsätzen verneint. Der Stadtrat hat bestimmte Angelegenheiten an die Ausschüsse zur Beschlussfassung übertragen und damit auch seine Zuständigkeit abgegeben. Da die Beschlüsse in den betreffenden Ausschüssen gefasst werden und damit abgeschlossen sind, haben diese keine Auswirkungen auf die Beschlussfassung und die allgemeine Arbeit im Stadtrat. Damit kann die Erforderlichkeit nicht bejaht werden, was im Ergebnis bedeutet, dass den Stadtratsmitgliedern auch weiterhin nur die nichtöffentlichen Vorlagen aus Ausschüssen zur Verfügung gestellt werden können, in denen sie auch Mitglied sind.

Aus dem Schreiben des Thüringer Landesbeauftragten für den Datenschutz ergeben sich für die Stadtverwaltung folgende rechtliche Konsequenzen:

-          Niederschriften nichtöffentlicher Sitzungen dürfen auch zukünftig nicht im Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt werden

-          den Stadtratsmitgliedern darf kein Vollzugriff auf nichtöffentliche Ausschussunterlagen gewährt werden

-          Stadtratsmitglieder haben Zugriff auf die nichtöffentlichen Unterlagen der Ausschüsse, in denen sie Mitglied sind

Weiterhin dürfen aufgrund der Stellungnahme des Landesdatenschutzbeauftragten öffentliche Niederschriften nicht mehr im Bürgerinformationssystem zur Verfügung gestellt werden.

Abschließend ist festzuhalten, dass aufgrund einer fehlenden spezialgesetzlichen Regelung in der Thüringer Kommunalordnung zum Vollzugriff auf Ausschussunterlagen oder zur Veröffentlichung von Protokollen im Internet, diese Angelegenheiten anhand der allgemeinen Bestimmungen des Thüringer Datenschutzgesetzes zu prüfen sind. Bisher ist noch keine Anpassung der Thüringer Kommunalordnung an die neuen Erfordernisse, die sich durch die zunehmende Etablierung von Ratsinformationssystemen und die verstärkte Nutzung der neuen Medien zur Informationsbeschaffung ergeben, erfolgt.

Anlagenverzeichnis

Schreiben des Thüringer Landesbeauftragten für den Datenschutz