Sachverhalt:

Berichtsvorlage zum Stadtratsbeschluss – StR/0371/2011

(17. Sitzung des Stadtrates der Stadt Eisenach am 19.05.2011)

Mit dem o.g. Stadtratsbeschluss wurde der Oberbürgermeister beauftragt, gegenüber dem Stadtrat zu den Auswirkungen der bisher durchgeführten organisatorischen Veränderungen der Stadtverwaltung auf die Erfüllung der städtischen Aufgaben und die Auswirkungen auf den Haushalt der Stadt Eisenach zu berichten:

Punkte 2, 3, 6 des Stadtratsbeschlusses:    

Nach Maßgabe der Thüringer Kommunalordnung bestimmt der Oberbürgermeister die Geschäftsverteilung der Stadtverwaltung Eisenach. Ein großes Ziel der bisher durchgeführten organisatorischen Veränderungen im Rahmen der von mir festzulegenden Geschäftsverteilung ist es, die Stadtverwaltung so zu strukturieren, dass sie auch bei knappen Kassen die Aufgaben noch leistungs- und bürgerorientierter wahrnimmt. Unter diesem Aspekt wurden Aufgaben gebündelt, um Leistungen aus einer Hand zu gewährleisten, aber auch Schnittstellen abzubauen.
Mit diesen Grundgedanken wurde beispielsweise der Regiebetrieb “Amt für Tiefbau und Grünflächen” gebildet.

Bei den vorgenommenen Umstrukturierungen wurden die Aufgaben so strukturiert, dass keine neuen Stellen geschaffen werden mussten. Damit konnten die Veränderungen personalkostenneutral, jedoch mit einer Effizienzsteigerung vor allem im Hinblick auf den Servicegedanken gegenüber dem Bürger vorgenommen werden.

Des Weiteren wurden im Zuge des Ausscheidens von Mitarbeitern geprüft, inwieweit auch hier durch Aufgabenbündelungen und einer damit verbundenen effizienteren Arbeitsweise Stellen eingespart werden können.

Mit dem vom Stadtrat am 23.04.2010 beschlossenen Auftrag an mich, einen Verwaltungsmodernisierungsprozess im Sinne des “Neuen Steuerungsmodells” einzuleiten, folgte der Stadtrat den Grundzielen, die ich mit meinen durchgeführten Umstrukturierungen anstrebe.

Auszug Begründung Grundsatzbeschluss:

“....Die Stadt Eisenach befindet sich, was keiner weiteren Erläuterung mehr bedarf, in einer schwierigen finanziellen Lage. Diese wirkt sich naturgemäß auch auf die Arbeit der Stadtverwaltung aus. Die Stadtverwaltung hat mit einem erheblich geringer gewordenen Personalbestand (seit dem Beginn der Kreisfreiheit im Jahre 1998 reduzierte sich die Stellenzahl um rd. 9,5 %) einen wachsenden Aufgabenumfang und eine gesteigerte Erwartungshaltung der Bürgerinnen und Bürger hinsichtlich Servicequalität und Servicequantität zu bewältigen.

Dies lässt sich, auch dies ist eine Erkenntnis der schwierigen finanziellen Situation, nicht mehr mit den bisherigen Arbeitsmethoden realisieren.

Der Stadtrat hat daher mit seinem Haushaltssicherungskonzept auch die Stadtverwaltung in den Focus seiner Überlegungen gestellt. Hierbei ist es das Ziel, so das Haushaltssicherungskonzept, die Verwaltung hinsichtlich der Möglichkeiten effektiverer Strukturen zu untersuchen. ....”

Auswirkungen auf den Haushalt haben sich lediglich durch die mit den Umstrukturierungen zum Teil notwendigen Umzüge ergeben. Hierfür sind Kosten entstanden, die sich jedoch durch damit verbundene Effizienzsteigerungen als sinnvoll erweisen.

Die vorgenommenen Veränderungen haben sich im wesentlichen bewährt. Zum einen konnte mit den Maßnahmen die Steuerbarkeit aber auch die Effizienz der Verwaltung gesteigert werden. Zum anderen führten die Änderungen zu Reduzierungen von Stellen trotz mehrerer Kommunalisierungen. Vergleicht man den Stellenplan 2006 mit dem Stellenplan 2009, der bis zum heutigen Tag weiter seine Anwendung findet, so ergibt sich eine Stellenreduzierung von 8,41 Stellen.        

Mittelfristige Zielstellung der bereits vorgenommenen, aber noch anstehenden strukturellen Veränderungen ist die Reduzierung der Anzahl der Ämter auf 8.       

Nachfolgend sind die seit meinem Amtsantritt vorgenommenen Struktur-veränderungen dargestellt (Punkte 1, 4, 5 des Beschlusses):     

1.)    Mit Wirkung vom 04. Juli 2006 wurde das “Büro Stadtrat” aus dem bestehenden Haupt- und Organisationsamt herausgelöst und als Stabsstelle dem Büro des Oberbürgermeisters zugeordnet. Des weiteren wurde die Besetzung der Funktion des Leiters des Büro des Oberbürgermeisters mit Herrn Jens Hartlep vorgenommen.

2.)    Mit Wirkung vom 01. August 2006 wurde der Referent für Umwelt und Verkehr aus dem Büro des Oberbürgermeisters herausgelöst und dem Bürgermeister und Leiter des Dezernates III als Stabsstelle direkt zugeordnet.

3.)    Nach der Wahl der hauptamtlichen Beigeordneten wurde mit Wirkung vom
01. Oktober 2006 die Verteilung von Aufgaben der Dezernate wie folgt neu festgelegt.

·       Bürgermeisterin Ute Lieske,  
Dezernat II – Geschäftsbereich Soziales, Jugend, Schule sowie Kultur

·       Hauptamtliche Beigeordnete Gisela Rexrodt,
Dezernat III – Geschäftsbereich Bauwesen, Umwelt und Stadtwerke

·       Im Bereich des Oberbürgermeisters wurde die Stabsstelle der Wirtschaftsförderung angesiedelt.           
Weiterhin wurde im Dezernat I, im Amt 32 – Ordnungsamt die Abteilung Recht neu gebildet und die bestehende Abteilung Umwelt herausgelöst und im Dezernat III als Umweltamt integriert. 

4.)    Mit Wirkung vom 01. Februar 2007 wurden folgende strukturelle Änderungen in der Verwaltung vorgenommen:

·       Im Eigenbetrieb “Stadtwerke Eisenach” wurden aus der Abteilung Gebäudeunterhaltung die Aufgaben des Hochbaus herausgelöst und in das Amt 65 - Amt für Stadtentwicklung als Abteilung 65.2 - Hochbau integriert.

5.)    Mit Wirkung vom 01. April 2007 wurde aufgrund der Einsetzung einer Amtsleiterin zum 15. Februar 2007 die bestehende Organisationsstruktur des Jugend- und Schulverwaltungsamtes wie folgt geändert:

·       Auflösung der vier bestehenden Sachgebiete der Abteilung 51.1 - Jugend bei gleichzeitiger Bildung von drei separaten Abteilungen. Die Abteilung Schulverwaltung erhielt die neue Organisationsziffer 51.4

6.)    Mit Wirkung vom 01. Oktober 2007 wurde folgende strukturelle Änderung vorgenommen:

·       Aus dem Amt 66, Tiefbauamt wurden im wesentlichen die Aufgaben des Erschließungs- und Beitragsrechtes herausgelöst und dem Amt 65 - Amt für Stadtentwicklung als eigenständige Abteilung 65.4 zugeordnet.

7.)    Mit Wirkung vom 01. Januar 2008 wurden aufgrund des Stadtratsbeschlusses vom 14. Dezember 2007 der Eigenbetrieb “Stadtwerke Eisenach” und das Amt 66 - Tiefbauamt aufgelöst und in einem Regiebetrieb als “Amt für Tiefbau und Grünflächen” zusammengefasst.

8.)    Mit Wirkung vom 01. Mai 2008 wurden folgende strukturelle Änderungen vorgenommen:

a)      Im Rahmen der Kommunalisierung von Landesaufgaben durch den Freistaat Thüringen wurden zum einen im Dezernat II durch die Auflösung der Versorgungsämter Aufgaben des Schwerbehindertenrechtes im Sozialamt und zum anderen im Dezernat III umweltrechtliche Aufgaben übertragen und in den Ämtern integriert.   

b)      Des Weiteren wurde mit dem Projektauftrag “Einführung des Neuen Steuerungsmodells” (NSM) das bestehende Amt 10 - Haupt- und Organisationsamt aufgelöst. Zum einen wurde mit der Zusammenfassung der Abteilung 32.2 – Recht – sowie der Aufgabenbereiche Organisation, Wahlen, formalrechtliche Satzungsangelegenheiten und Ortsrecht das Amt 30 –  Rechts- und Organisationsamt – gebildet und dessen Aufgaben neu strukturiert. Gleichzeitig wurde das Bürgerbüro organisatorisch dem Ordnungsamt als neue Abteilung 32.2 zugeordnet und die verbleibenden Aufgaben des ehemaligen Haupt- und Organisationsamtes in einem Amt mit der Bezeichnung “Zentraler Service” zusammengefaßt.

9.)    Mit dem Ausscheiden eines Mitarbeiters im Bereich des Büros des Oberbürgermeisters zum 01. Juli 2009 wurden die Aufgaben des Stelleninhabers innerhalb der Verwaltung verteilt und neu übertragen.

10.)       Mit Wirkung vom 12. Oktober 2009 wurde den ehrenamtlichen Beigeordneten der Stadt Eisenach jeweils ein Geschäftsbereich übertragen.

·       Herrn Christian Köckert – Geschäftsbereich “Städtische Beteiligungen”

·       Frau Heike Apel – Geschäftsbereich “Städtepartnerschaften”

11.)            Mit Wirkung vom 01. Januar 2010 wurden folgende strukturelle Änderungen vorgenommen:

·       Bildung einer Stabsstelle des Oberbürgermeisters 01.8 - Zentrale Revision

·       Weiterhin wurden im Bereich des Oberbürgermeisters der Referent für Wirtschaftsförderung sowie die Funktionen der Fachkraft für Arbeitsschutz sowie des Datenschutzes direkt in die Stabsstelle 01.1 - Büro des Oberbürgermeisters integriert.

·       Ferner wurden die Aufgaben des Fuhrparkes zentralisiert und als Fuhrparkmanagement dem Amt 67 - Amt für Tiefbau und Grünflächen übertragen.       

12.)            Mit Wirkung vom 01. April 2010 wurden folgende strukturelle Änderungen vorgenommen:

·       Mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters mit der Funktion Fachkraft für Arbeitssicherheit sowie Datenschutzbeauftragter zum 01. April 2010 wurden die Aufgaben des Stelleninhabers innerhalb der Verwaltung verteilt und neu übertragen.

·       Innerhalb des Amtes Zentraler Service wurde die Abteilung Zentrale Dienste/EDV aufgabenspezifisch und personell in nunmehr zwei Abteilungen gegliedert.

·       Weiterhin wurden die Abteilungen 32.1 – Sicherheit und Ordnung sowie die Aufgaben der Abteilung 32.4 – Gewerbe organisatorisch in einer neuen Abteilung mit der Bezeichnung Sicherheit, Ordnung und Gewerbe zusammengefaßt.

13.)            Mit Wirkung vom 20. Mai 2010 wurden innerhalb des Regiebetriebes “Amt für Tiefbau und Grünflächen” die Aufgaben aus den bestehenden 3 Abteilungen nach einer Analyse neu gebündelt und in einer neuen Organisationsstruktur zusammengefaßt.

14.)            Mit Wirkung vom 15. September 2010 wurden innerhalb des Dezernates III im wesentlichen folgende Änderungen vorgenommen:

·       Die Aufgaben des Bauordnungsamtes und des Amtes für Stadtentwicklung wurden in einem neuen Amt in der Form von Abteilungen unter der Bezeichnung Stadtbauamt zusammengefaßt. Die Abteilung Stadtentwicklung wurde weiterhin in 4 Sachgebiete gegliedert.

·       Das Amt für Tiefbau und Grünflächen wurde dem Dezernat I zugeordnet

15.)            Mit Wirkung vom 01. Januar 2011 wurden folgende organisatorischen Änderungen vorgenommen:

·       Das Personalamt sowie die überwiegenden Aufgaben des Rechts- und Organisationsamtes wurden in einem neuen Amt – Personal- und Organisationsamt zusammengefaßt. Das neue Amt wurde in zwei Abteilungen gegliedert; Personal sowie Organisation und Wahlen

·       Die juristischen Aufgaben wurden der Stabsstelle des Büros des Oberbürgermeisters integriert.