II. Fragestellung

1.      Warum wurde in den vergangenen Jahren, wie auch in der Sitzung vom 06.09.2016, zu den Beschlussfassungen der Jahresrechnung und des Jahresabschlusses des Regiebetriebes weder eine Empfehlung des Ausschusses noch der „schriftliche Bericht des Rechnungsprüfungsamtes mit der Empfehlung des Ausschusses an den Stadtrat“, ausgereicht?

2.      Welche Gründe können genannt werden, dass dem Rechnungsprüfungsausschuss, so wie in der Rechnungsprüfungsordnung vorgeschrieben, nicht die monatlichen Plan-Ist-Auswertungen des Regiebetriebes vorgelegt werden?

ich beantworte Ihre Anfrage wie folgt:

Zu 1.

Die Empfehlung des Rechnungsprüfungsausschusses ist in der Vergangenheit immer in Form der zustimmenden Kenntnisnahme zu den jeweiligen Prüfberichten erfolgt. Dem geht eine Aufklärung eventueller Fragen der Ausschussmitglieder an die Verwaltung voraus.

In Umsetzung der benannten Vorgabe wird künftig in den benannten Fällen eine konkrete Beschlussempfehlung des Ausschusses an den Stadtrat formuliert.

Eine Änderung der Rechnungsprüfungsordnung ist zu beraten.

Gemäß § 80 ThürKO ist nach dem Gemeinderatsbeschluss über die Feststellung der Jahresrechnung für die Unterlagen zur Jahresrechnung einschließlich Anlagen sowie den Schlussbericht auch die Ermöglichung der Einsichtnahme vorgesehen.

Gegen eine generelle Veröffentlichung von Prüfberichten bestehen dagegen rechtliche Bedenken. Durch § 40 ThürKO wird festgelegt, das sich die Öffentlichkeit von Beratungen und Beschlussfassungen daran zu orientieren hat, ob dem Rücksichten auf das Wohl der Allgemeinheit oder das berechtigte Interesse Einzelner entgegenstehen. Ein Ermessensspielraum besteht für die Kommune bei der Handhabung dieser Regelung nicht.

Auf zu berücksichtigende Datenschutzbelange ist zu verweisen. Durch die Stadtratsmitglieder sind nach § 12 Abs. 3 ThürKO Verschwiegenheitspflichten auch im Zusammenhang mit Prüfberichten zu beachten, wenn schutzwürdige Interessen Dritter, insbesondere datenschutzrechtlicher Art, berührt sind.

Speziell im Vergaberecht ergeben sich Geheimhaltungspflichten aus der besonderen Stellung der Vergabestellen, die Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse der Bieter im Rahmen der Ausschreibung zur Kenntnis bekommen. Auch Prüfberichte zu Vergaben enthalten geheimhaltungsbedürftige Informationen, wie z.B. Daten aus dem Vergabevermerk, zu denen dann ebenfalls ein Schutzinteresse besteht. Bei Vergaben nach VOL/A (siehe § 14 Abs. 3 VOL/A) wie nach VOB/A (siehe § 12a und § 14 VOB/A) ist eine vertrauliche Behandlung der übergebenen Daten und Unterlagen auch über den Zeitraum des Verfahrens hinaus zu gewährleisten. Prüfberichte zu diesem Thema dürfen deshalb nicht öffentlich behandelt werden.

Eine über die Vorgaben der Kommunalordnung hinausgehende Transparenzpflicht für Prüfberichte wird daher nicht gesehen.

Zu 2.:

In der Regel werden dem Rechnungsprüfungsausschuss die Monatsberichte zeitnah vorgelegt. Lediglich in Einzelfällen wurde durch das betreffende Amt auf deren Erstellung verzichtet, wenn die Vorlage des Quartalsberichtes unmittelbar bevorstand. Auskünfte über den Gang der laufenden Geschäfte und die Lage des Regiebetriebes können unabhängig davon regelmäßig in den Ausschusssitzungen erteilt werden.

Aufgrund der längerfristigen Abwesenheit einer Mitarbeiterin konnten die letzten Berichte noch nicht ausgereicht werden. Dies wird sobald als möglich nachgeholt.