Sachverhalt:

Der Haupt- und Finanzausschuss hat in seiner Sitzung am 13.07.2011 beschlossen, den Auftrag für die Einführung einer neuen Software für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR-Software) an die H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft mbH Berlin (nachfolgend H&H) zu vergeben.

Die Auftragsvergabe an das Unternehmen erfolgte entsprechend der Zuschlagsfrist mit Schreiben vom 15.07.2011. Am 02.08.2011 fand das erste Projektgespräch statt, in dem die grundlegenden Inhalte mit dem Unternehmen besprochen wurden. Die Softwareverträge wurden im III./IV. Quartal abgestimmt und letztlich im November 2011 unterzeichnet.

Zur Vorbereitung der Einführung der Software wurde eine Projektgruppe gebildet, die aus dem Amtsleiter der Finanzverwaltung (Projektleiter), dem Abteilungsleiter der EDV-Abteilung, den Abteilungsleiter/innen der Kämmerei, Steuerabteilung und Stadtkasse, dem Abteilungsleiter der Zentralabteilung im optimierten Regiebetrieb sowie vier weiteren Mitarbeiter/innen aus EDV-Abteilung, Kämmerei und dem Personal- und Organisationsamt besteht. Die Projektgruppe wird durch das Rechnungsprüfungsamt beratend begleitet.

Im ursprünglichen Zeitplan war vorgesehen, die neue Software flächendeckend zum 01.07.2012 in der Verwaltung einzuführen. Ausgehend von dieser Zeitplanung wurde durch das Unternehmen H&H ein Projektplan erstellt, der laufend entsprechend des Projektfortschritts angepasst wird.

Weitere Projektgespräche fanden am 18.10.2011 bzw. am 24.01.2012 statt. In der letzten Sitzung der Projektgruppe am 24.01.2012 wurde im Beisein von H&H einstimmig entschieden, dass der Zeitpunkt des Umstiegs auf den 01.01.2013 verschoben wird. Hintergrund war, dass die technischen Voraussetzungen im Systemumfeld der Stadt Eisenach nicht rechtzeitig hergestellt werden konnten. Der Projektplan und die Softwareverträge wurden nach der Sitzung entsprechend dieser Änderung angepasst.

Durch die zeitliche Verschiebung des Umstellungszeitpunktes ergeben sich keine finanziellen Nachteile für die Stadt Eisenach. Die vertraglich vereinbarten Kosten, die dem Angebotspreis entsprechen, bleiben unverändert. Die Wartungsgebühren werden sich voraussichtlich um etwa 50 % reduzieren, da die Software im 2. Halbjahr 2012 noch nicht vollständig genutzt wird.

Weitere Anmerkungen ergeben sich zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht. Der Haupt- und Finanzausschuss wird regelmäßig über den aktuellen Sachstand zur Einführung der neuen HKR-Software informiert.