II. Fragestellung

1.      Welchen Grund gibt es aus Sicht der Stadt, den Weihnachtsmarkt nicht selbst zu organisieren  und damit die Einnahmen für die Stadt zu binden?

2.      Seit wann gibt es die Verträge mit der Berliner Catering-Company und wie sehen die finanziellen Konditionen  für die Stadt Eisenach aus?

3.      Wann endet die Laufzeit des Vertrages mit der Firma Catering-Company?

ich beantworte ihre Anfrage wie folgt:

1. Allgemeines zur Entwicklung des Eisenacher Weihnachtsmarktes nach 1990:

Der Weihnachtsmarkt auf dem Eisenacher Marktplatz wurde in den Jahren 1991 – 1994 durch den Eisenacher Gewerbeverein veranstaltet. Danach zog dieser kurzfristig seine Zusage für eine weitere Durchführung aufgrund nicht mehr realisierbaren Zeit- und Kostenaufwandes zurück. Nach öffentlicher Ausschreibung unter Bekanntgabe eines bestimmten Leistungsumfangs wurde aus drei Bewerbern eine Veranstaltungsagentur aus Eisenach  mit der Durchführung des Weihnachtsmarktes 1995 beauftragt. 

1996 erfolgte eine überregionale öffentliche Ausschreibung unter Vorgabe eines detaillierten Leistungsumfanges, Händlersortimenten, Öffnungszeiten etc. sowie der Einräumung einer Option zur Ausrichtung weiterer Weihnachtsmärkte in den folgenden drei Jahren bei positivem Resümee. Den Zuschlag erhielt die Catering Company – Gesellschaft für Veranstaltungsmarketing und Gastronomie GmbH aus Berlin. Hierzu wurde ein Rahmenvertrag geschlossen, der Vertragsdauer, Kündigung, Sicherheitsleistung (Kaution), Auswertung des jährlichen Marktes, Einzelvertragsregelungen über Leistungsumfänge, Optionsrechte sowie die kostenlose Überlassung des Platzes beinhaltet. Dafür wurde im Gegenzug geregelt, dass alle im Zusammenhang mit der Durchführungen entstehenden Kosten durch den Veranstalter zu tragen sind.

In diesem Zusammenhang begann eine Kommission ihre Tätigkeit (bestehend aus Vertretern der Fraktionen des Stadtrates, der Kirchgemeinde und der Stadtverwaltung), die jährlich über die Qualität des Marktes urteilt und konstruktive Vorschläge und Anregungen für die Folgejahre  und letztlich auch die Empfehlungen für die Vertragsverlängerungen gab.

Nach der Auswertung des Weihnachtsmarktes 1996 erhielt der Veranstalter in Folge die Optionen über zweimal 3 Jahre (1997 – 1999, 2000 – 2002) und einmal 5 Jahre (2003 – 2007).

2007 wurde durch den Oberbürgermeister festgelegt, ohne Ausschreibung (Angebotseinholung) dem Gewerbeverein und der Catering Company GmbH die Gelegenheit zu geben, sich unter Vorlage eines Konzeptes für die Ausrichtung der Weihnachtsmärkte ab 2008 zu bewerben. Hintergrund war der damals wiederholt geäußerte Wunsch des Gewerbevereins zur Betreibung der Weihnachtsmarktes.

Ein Bewerbungskonzept wurde jedoch nur durch die Catering Company GmbH vorgelegt.

Mit dem Gewerbeverein wurde sodann in einer Beratung Übereinstimmung erzielt, dass die Option für die Ausrichtung der Weihnachtsmärkte bis 2010 an die GmbH vergeben wird. Der Gewerbeverein sicherte eine eigene Kontaktaufnahme zwecks Zusammenarbeit mit dem Veranstalter zu. Die Teilnahme auch des Gewerbevereins an der jährlichen Auswertungsrunde des  Weihnachtsmarktes wurde abgesprochen.

Im Ergebnis des Weihnachtsmarktes 2012 ist durch die Auswertungskommission (Mitglieder weiter ergänzt um die Eisenach-Wartburgregion Touristik GmbH) einstimmig eine weitere Optionsvergabe für die Durchführung der Weihnachtsmärkte bis 2016 empfohlen worden, die auch erfolgte.

Es ist grundsätzlich einzuschätzen, dass es über die Jahre dem Veranstalter u. a. durch Anschaffung von entsprechendem Equipment, wie Illumination, einheitliche Hütten, Gestaltungselemente sowie die stetige Verbesserung der Attraktivität gelungen ist, einen ansprechenden Weihnachtsmarkt unter Berücksichtigung unserer Vorgaben zu gestalten.

So ist der Veranstalter durch Einzeljahresverträge an die Gestellung einheitlicher Holzhütten gebunden, aus denen zu durchgehenden Öffnungszeiten verkauft wird. Diese Hütten sind Eigentum des Veranstalters. Das weihnachtliche Sortiment wurde stetig verbessert, vorführendes Handwerk in den Markt integriert. Ein Kulturprogramm ist auf einer weihnachtlich gestalteten Bühne zu erleben, Bewerbungen des Marktes in Funk und Presse werden durchgeführt. Es erfolgt eine einheitliche Beschallung des gesamten Platzes unter Berücksichtigung der Veranstaltungen in der Georgenkirche oder bei Eheschließungen im Rathaus. Für die Einhaltung von Ordnung, Sauberkeit und Sicherheit auf dem Platz zeichnet der Veranstalter allein verantwortlich, ebenso für die Anbringung weihnachtlicher Elemente an den Laternen, an den Bäumen vor der Georgenkirche, für die beleuchtete Pyramide, den Weihnachtskranz auf dem Georgenbrunnen usw. Weiterhin trägt der Veranstalter für die gesamte Illumination des Platzes einschließlich des Weihnachtsbaumes (jeweils bis zum Feiertag “Heilige Drei Könige”) die Kosten, ebenso  für die Weihnachtsbaumbereitstellung und dessen Aufstellung. 

Der Versuch des Veranstalters auch eine Eis- bzw. Curlingbahn in den Markt zu integrieren, scheiterte an der fehlenden Resonanz der Besucher. Bemühungen mehr ortsansässige Handwerker in den Markt einzubeziehen, misslang, weil gerade im Zeitraum des Weihnachtsmarktes eine gute Auftragslage vorherrsche. Jedoch kamen dennoch im Jahr  2012 32 % Aussteller aus der Region.

Diese Ausführungen sollen veranschaulichen, welcher Aufwand für die Organisation und Durchführung eines Weihnachtsmarktes über den Zeitraum eines jeden Jahres notwendig ist. Angefangen von der Anschaffung der Hütten, deren Aufbau, Einlagerung, Gestaltung über Akquisition von geeigneten Ausstellern, Baumbereitstellung/Fällgenehmigung/Transport/Entsorgung, Stellung und Gestaltung des Baumes, Illuminierung der Gesamtfläche incl. Baum, Programmgestaltung und Künstler, Wachschutz, Platzsäuberung/-abstumpfung incl. Material, Müllbeseitigung incl. Containerbereitstellung und dessen Entsorgung, Toilettenbereitstellung, Energieanschluss/-kosten, Wasseranschluß/-kosten, Beschallung, Gebühren der GEMA. Der finanzielle  Aufwand hierfür  beträgt ca. 73.000,00 € ohne Personalkosten.

Allein dieser Leistungs- und Zeitaufwand verdeutlicht, dass das Ordnungsamt, Abt. Sicherheit, Ordnung, Gewerbe mit seinen mannigfaltigen Aufgaben, eine Organisation des Weihnachtsmarktes personell nicht leisten kann.

Der derzeitige Veranstalter führt ein Unternehmen, welches sich mit der Organisation von Veranstaltungen beschäftigt. Er verfügt daraus über Möglichkeiten/Gelegenheiten, die es ihm ermöglichen, Handwerker ohne Zuschusszahlungen binden zu können. Allein solche Aussteller sind anderweitig nur zu verpflichten, wenn Ihnen Zuwendungen gezahlt werden.

Zudem muss realistisch eingeschätzt werden, dass der erreichte Qualitätsstandard und die Attraktivität des Marktes der Catering Company GmbH über die Jahre gewachsen sind und  durch die Stadtverwaltung kurzfristig nicht erbracht werden können.

Für die Stadtverwaltung entstehen durch die Ausrichtung des Weihnachtsmarktes keine Kosten, es werden Einnahmen für Genehmigungen/Erlaubnisse (ca.630,00 €) erzielt. 

Würde die Stadt den Markt selbst betreiben, könnten neben den erwähnten, geringfügigen Einnahmen zusätzlich bei Zugrundelegung der Marktgebührensatzung pro Tag 500,00 € für die Marktnutzung  vereinnahmt werden, d.h. insgesamt

bei 28 Tagen = 14.000,00 €  - ohne Personalkosten (siehe hierzu auch Beantwortung Fr.1 )

Somit würden die Ausgaben die Einnahmen bei städtischer Betreibung erheblich übersteigen.

2. Beantwortung der Anfragen

Zu 1:

Der Bereich Gewerbe der Abt. Sicherheit, Ordnung, Gewerbe im Ordnungsamt ist vordergründig gewerberechtliche Genehmigungsbehörde für die Durchführung der Veranstaltung “Weihnachtsmarkt”. Über die Jahre wird zudem in der Abteilung die “Veranstaltungsbetreuung” vom Vertragsbeginn bis zur Auswertung des Weihnachtsmarktes geleistet.

Es muss jedoch ganz klar anhand der vorgenannten, für die Durchführung des Weihnachtsmarktes zu erfüllenden Bedingungen eingeschätzt werden, dass sowohl aus finanziellen (z.B. Baumstellung, Hüttenkauf oder –anmietung, - aufstellung; Illumination, Wachschutz, Beschallungstechnik, Kulturprogramm und Künstler, Toilettenwagen, Ver- und Entsorgungskosten, Winterdienst, etc. ), als auch aus  personellen Gründen (z.B. Schausteller-, Händler- und Künstleraquise incl. Vertragsabschlüsse, Progammgestaltung etc.)  eine Durchführung des Weihnachtsmarktes durch die Stadtverwaltung nicht möglich ist.

Die vom Veranstalter vorgelegte Ausgaben für den Weihnachtsmarkt  belaufen sich durchschnittlich auf die bereits o .a. ca.73.000,00 €. Erfahrungen anderer Städte, die selbst Weihnachtsmarktveranstalter sind, zeigen, dass nur unter hohem personellen Zeitaufwand und die Einbindung verschiedener Ämter bei solider Finanzausstattung, unterstützt durch Sponsoren ,die Veranstaltung  realisiert werden kann. Beispielsweise verfügt die Stadt Erfurt neben dem Gewerbeamt über ein mit 14 Mitarbeitern ausgestattetes Marktamt, das ausschließlich sämtliche Märkte der Stadt vorbereitet und durchführt.

Ansonsten zeichnen häufig Stadtmarketingvereine, Werbegemeinschaften der Städte oder Eigenbetriebe mit Zuordnung des kulturellen Bereiches für die Veranstaltungsdurchführung verantwortlich.

Zu 2:

Seit 1996 bestehen Verträge mit der Catering Company GmbH über die Ausrichtung des Weihnachtsmarktes, die den Leistungsumfang beinhalten. Die Auswertung erfolgt jährlich durch eine Auswertungskommission insbesondere unter Einbeziehung von Vertretern aller im Stadtrat vertretenen Parteien, die nach der Ausschreibung ins Leben gerufen wurde. Jährlich erfolgte durch das Gremium die Einschätzung des Weihnachtsmarktes und  Entscheidung über eine Vertragsverlängerung.

Die Stadt wird bei der jetzigen Verfahrensweise kostenmäßig nicht belastet. Der Veranstalter trägt das Risiko und die Gesamtkosten, wie in der beispielhaften Aufzählung oben beschrieben. Auch die Kosten für  die Illumination des Weihnachtsbaumes bis zum 6.Januar gehen zu  Lasten des Veranstalters.

Zu 3:

Die Laufzeit des Rahmenvertrages wurde nach positiver Auswertung des Weihnachtsmarktes 2012 um drei Jahre bis 2016 verlängert, die entsprechende Vertragsunterzeichnung erfolgte am 18.01.2013.