I. Beschlussvorschlag

Der Haupt- und Finanzausschuss der Stadt Eisenach beschließt:

Die Aufhebung der haushaltwirtschaflichen Sperre in Höhe von 25.000,00 EURO für die dringend notwendige Beschaffung der  Fachapplikation „2Charta – Archivlösung für den Bereich der Kfz-Zulassung“ einschließlich der Verfahrensschnittstelle Archivierung des eingesetzten DV-Verfahren „OK.VORFAHRT“.

II. Begründung

Die beantragten HH-Mittel werden für die Beschaffung und Implementierung einer Archivlösung im Ordnungsamt, Abt. Straßenverkehr benötigt.

Die Notwendigkeit begründet sich wie folgt:

Die gemäß gesetzlicher Vorschriften zu archivierenden Kfz-Zulassungs Unterlagen erfolgt in vorhandene Spezialschränke (OFA Schränke). Die Kapazität der vorhandenen OF Schränke ist schon seit längerem (Jahren) ausgeschöpft. Aus diesem Grund wurden und werden deshalb Kfz-Zulassungs Unterlagen in Größenordnungen bereits in Kartons „verpackt“ und in Kellerräumen des Verwaltungsstandortes gelagert.  Der Zugriff  auf die auf diese Weise archivierten Kfz-Zulassungs Unterlagen  ist mit unvertretbar  zeitlich aufwendigen Suchvorgängen in verschiedenen Räumen, OFA Schränken und den vg. Kartons verbunden. Mit Inkraftsetzung der gesetzlichen Regelung, die Unterlagen 10 Jahre nach Stilllegung des Fahrzeuges aufzubewahren, hat sich die Situation zusätzlich verschärft.

Da bereits ca. 80% der Kfz Zulassungsstellen in Deutschland ihre Archivierung elektronisch abwickeln, werden zwischenzeitlich keine OFA Schränke mehr produziert. Ungeachtet der nicht vorhandenen Raumressourcen im Verwaltungsstandort für eine Aufstellung weiterer benötigter OFA Schränke, ist die Bestellung solcher Schränke somit zukünftig aus vg. Gründen nicht mehr möglich!

Eine zeitnahe Umstellung auf die digitale Archivierung Kfz-Zulassungs Unterlagen ist deshalb zwingend erforderlich.

Die Kfz Zulassungsstelle des LRA Wartburgkreis, die auf Basis einer geschlossenen Verwaltungsvereinbarung mit der die Stadt Eisenach zusammenarbeitet, hat die Umstellung auf die elektronische Archivierung schon 2010 vorgenommen. Im Zuge der Verfahrenseinführung wurden alle betroffenen Arbeitsplätze (Schalterplätze), einschließlich der Arbeitsplätze der mit  Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung Eisenach besetzt sind, mit der notwendigen Software und Technik ausgerüstet. Seit dem erfolgreichen Abschluß der Einführung des Archivverfahrens, werden  die Kfz-Zulassungs Unterlagen des LRA Wartburgkreis  im Anschluß an die Bearbeitung im Publikumsverkehr elektronisch archiviert!

Durch die vorgeschlagene Beschaffung und Implementierung der analogen Archivlösung des LRA Wartburgkreis, soll vorhandenes Synergiepotential

-          durch die vom LRA Wartburgkreis zugesagte „Mitbenutzung“ der eingesetzten Scannertechnik,

-          des schon vorhandenen „Archivierungs Know-How“ der Mitarbeiter und

-          die mit der neuen Archivierungsmethode verbundenen Einsparungen materieller und zeitlicher Ressourcen

ausgeschöpft werden.

Gemäß § 61 Abs. 1 Nr. 1 ThürKO darf die Gemeinde ... Ausgaben leisten, zu deren Leistung sie rechtlich verpflichtet ist oder die für die Weiterführung notwendiger Aufgaben  unaufschiebbar sind;....

Die Sicherstellung der gesetzeskonformen Archivierung der Kfz-Zulassungs Unterlagen ist eine Pflichtaufgabe. Deshalb ist die Maßnahmerealisierung zwingend erforderlich und gemäß § 61 ThürKO sachlich und zeitlich unabweisbar.

Wird die haushaltwirtschaftliche Sperre nicht aufgehoben, ist die Archivierung der Kfz-Zulassungs Unterlagen zeitnah nicht mehr zu gewährleisten!