II. Fragestellung

1.      Wann und wo wurde die Ausschreibung zur Erstellung des Rahmenprogramms veröffentlicht?
(Bitte Ausschreibungstext anfügen.)

2.      Welche Bewerbungen gingen nach der Ausschreibung bei der Verwaltung ein und wer führte die Auswahl durch, die zur Erteilung des Zuschlages führte?

3.      Wurde der Vertrag mit der GMK bereits vor der Ausschreibung und dem Beschluss des HFA verbindlich durch die Stadt Eisenach geschlossen?

4.      Wie ist der Stand der Vorbereitungen nach Ablauf der Hälfte der Vorbereitungszeit bezüglich der oben dargelegten und weiterer Vorhaben und welche „anderen Einrichtungen, Gruppen, Vereine, Schulen und Bürger“ wurden bisher einbezogen?

ich beantworte Ihre Anfrage wie folgt:

zu 1.

Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines Interessenbekundungsverfahrens, veröffentlicht am 21.2.2015 in TA und TLZ mit Verweis auf die Inhalte unter www.eisenach.de

Text des IBV

In der Stadt Eisenach ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Aufgabe:

„Vorbereitung und Planung des kulturellen Rahmenprogramms für den 117. Deutschen Wandertag in Verbindung mit dem 500 jährigen Reformationsjubiläum 2017 in Eisenach und der Wartburgregion“

zu vergeben.

Ziel des IBV:

Im Rahmen des Interessenbekundungsverfahrens wird geeigneten Bewerbern die Möglichkeit gegeben, für diese Aufgabe ihr Interesse zu bekunden und entsprechende Unterlagen einzureichen.

Die Leistungserbringung ist vorerst für den Zeitraum 2015 und 2016 angelegt. Bei einer Gewährung von weiteren projektbezogenen Fördermitteln besteht die Option der Verlängerung für das Jahr 2017.

Leistungsgliederung:

Die Aufgabenstellung soll in folgende Leistungsbereiche gegliedert werden

1.       Organisation des gesamten kulturellen Rahmenprogramms des Deutschen Wandertags

2.       Vorbereitung der geplanten Jubiläumsfestwoche

3.       Vernetzung mit der Ausstellung „Wanderlust“ im Stadtschloss

4.       Erstellung eines Maßnahmekatalogs

Anforderungsprofil:

-          Erfahrungen (Auflistungen wesentlicher, bisher durch den Interessenten organisierte Veranstaltungen ähnlicher Art)

-       2 – 3 Referenzbestätigungen für vergleichbar durchgeführte Projekte

-       Angaben zum Unternehmensprofil

Nach Auswertung der Interessenbekundungen werden, im Rahmen einer freihändigen Vergabe, den Bewerbern das Leistungsbild sowie die Aufforderung zur Angebotsabgabe zugesandt.

Den Interessenbekundungen sind folgende Eigenerklärungen beizufügen:

-       zu Tariftreue und Entgeltgleichheit (§ 10 ThürVgG) Ergänzende Vertragsbedingungen (EVB Tariftreue und Entgeltgleichheit)

-       finanzielle/ wirtschaftliche Situation

-       sonstige Erklärungen

Frist zur Abgabe der Interessenbekundungen: 09.03.2015, 12.00 Uhr

Einzureichen bei:

Die Interessenbekundungen sind in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift „Interessenbekundungsverfahren 117. Deutscher Wandertag“ an folgende Anschrift zu richten:

Stadtverwaltung Eisenach, Stabsstelle Lutherdekade, Markt 24, 99817 Eisenach,

Elektronische Interessenbekundungen sind nicht zugelassen.

Zu 2.

Es gingen drei Bewerbungen ein.

Die Bewerber stellten am 10.4. bzw. 15.4. 2015  ihre Präsentationen vor.

Das Auswahlgremium bestand aus: Bürgermeister der Stadt Eisenach, zwei Mitarbeitern der Stabsstelle 2017, der Persönliche Referentin der OB), der Geschäftsführerin der EWT, zwei Mitarbeiterinnen des Landratsamtes

Zu 3.

Nein

Zu 4.

Das kulturelle Rahmenprogramm zum 117. Deutschen Wandertag war bei Drucklegung des Programms 117. Deutscher Wandertag in Eisenach und der Wartburgregion im Mai 2016 fertig.

Das Bühnenprogramm für den 117. Deutschen Wandertag war Ende August 2016 fertig gestellt, es erfolgen jedoch derzeit weitere Feinabstimmungen.

Im Vorfeld der Gestaltung des Bühnenprogramms wurden die Vereine der Stadt Eisenach durch das Kulturamt am 17.5.2016 angeschrieben mit der Bitte um Abgabe entsprechender Angebote bis 20.6., danach begann die Feinplanung.

Hinsichtlich der Reformationsfestwoche wurden die Eisenacher Schulen erstmals am 24.11. 2015 (Vorabinformation) und am 16.3. 2016 (Einladung zum Erstgespräch) angeschrieben

Am 16.4.2016 wurde das Projekt vorgestellt und die Möglichkeiten der Zusammenarbeit erörtert. Eine weitere Zusammenkunft fand am 23.9.2016 statt.

Die anderen Einrichtungen (Lutherhaus, Theater, Bachhaus, Wartburg, Kirche, Stadtverwaltung, Kirchgemeinden im Landkreis u.a.) sind zusammengefasst in einer Arbeitsgruppe, die regelmäßig (monatlich) tagt und die gemeinsam die Veranstaltungen vorbereitet.

Anregungen von Bürgern sind bei der Geschäftsstelle 2017 bisher in nur einem Fall eingegangen. Dies betrifft Fragen des Marketings und wurde deshalb zuständigkeitshalber an die EWT weiter gegeben.