I. Beschlussvorschlag:

Der Stadtrat der Stadt Eisenach beschließt:

1.      Die papierbasierte Stadtratsarbeit soll zu Beginn der Kommunalwahlperiode 2019 – 2024 durch die digitale Ratsarbeit abgelöst werden.

2.      Die Oberbürgermeisterin wird beauftragt, die für die Einführung der digitalen Ratsarbeit erforderlichen Maßnahmen vorzubereiten und dem Stadtrat zur Entscheidung vorzulegen.

3.      Der Stadtrat wird regelmäßig über den Stand der Vorbereitungen informiert.

II. Begründung:

Die Stadtverwaltung Eisenach arbeitet seit 2009 mit dem Ratsinformationssystem „Session“ der Firma Somacos. Die verwaltungsinterne Vorbereitung der Sitzungen des Stadtrates und der Ausschüsse, die Erstellung und Bearbeitung der Entscheidungs- und Berichtsvorlagen sowie die Nachbearbeitung der Sitzungen erfolgt seitdem ausschließlich digital. Seitdem haben die Stadtratsmitglieder und die Bürger der Stadt Eisenach auch die Möglichkeit, die Unterlagen digital über das Internet abzurufen. Im nächsten Schritt soll nun für die Stadtratsmitglieder die komplett digitale Ratsarbeit mithilfe einer App-Lösung komfortabel ermöglicht werden.

Bisher werden die Unterlagen und Einladungen in Papierform (mit Ausnahme umfangreicher Anlagen) an die Stadtratsmitglieder ausgereicht. Durch die Einführung der digitalen Ratsarbeit könnten die Abläufe effektiver gestaltet werden, es würde sich eine Zeitersparnis durch den Wegfall der Zustellzeiten durch den Postweg ergeben und die Stadtratsmitglieder können ihre ehrenamtliche Tätigkeit zeitgemäß und den technischen Möglichkeiten entsprechend ausüben. Alle Informationen sind dann jederzeit vollständig digital verfügbar. Die Digitalisierung würde auch in der Verwaltung zu einer Zeitersparnis und zu einer effektiveren Arbeit führen.

Es sollen in Vorbereitung der Einführung die organisatorischen, technischen, rechtlichen und finanziellen Voraussetzungen geprüft sowie die Vor- und Nachteile verschiedener Umsetzungsmöglichkeiten für die Nutzergruppen herausgearbeitet und vorgelegt werden.

Im ersten Schritt ist geplant, dass die App-Lösung in einer erweiterten Ältestenratssitzung, an der alle Stadtratsmitglieder teilnehmen können, vorgestellt wird. Hierzu wird ein Termin im Anschluss an die Sommerpause eingeplant.

In einem späteren Schritt sind auch die Anpassung der Regelungen in der Hauptsatzung und der Geschäftsordnung vorzubereiten und dem Stadtrat zur Beratung und Beschlussfassung zu unterbreiten.

Anfang des Jahres 2019 soll mit einer Testphase begonnen werden, bei der einige Stadtratsmitglieder bereits mit der App-Lösung arbeiten können, um dann die Erfahrungen zu nutzen, um die digitale Ratsarbeit mit Beginn der Wahlperiode im Jahr 2019 erfolgreich einzuführen.

Über den Stand der Vorbereitungen wird der Stadtrat regelmäßig informiert.