I. Beschlussvorschlag:

Der Stadtrat der Stadt Eisenach beschließt:

1.       Die papierbasierte Ratsarbeit wird zum 01.01.2020 durch die ausschließliche digitale Ratsarbeit abgelöst. Nach einer Einführungsphase wird die Ausreichung der Unterlagen in Papierform zum 01.07.2020 eingestellt und verbindlich für alle Ratsmitglieder auf die digitale Ratsarbeit umgestellt.

2.       Die Verwaltung wird beauftragt, die zur Einführung der digitalen Ratsarbeit erforderlichen Maßnahmen (Anpassung der Geschäftsordnung, Anpassung der Hauptsatzung, Beschaffung der Software) vorzubereiten.

II. Begründung:

Die Stadtverwaltung Eisenach setzt seit 2009 das Ratsinformationssystem „Session“ der Firma Somacos für die verwaltungsinterne Bearbeitung des Sitzungsdienstes ein. Hierüber werden alle Vorlagen, Einladungen und Sitzungsprotokolle erstellt und auch das Bürgerinformationssystem, welches auf der städtischen Internetseite zur Verfügung steht, gespeist.

Die Unterlagen für Ausschuss- und Stadtratssitzungen wurden bisher weitestgehend in Papierform ausgereicht. Nur umfangreiche Anlagen zu Beschluss- oder Berichtsvorlagen wurden nicht mehr in gedruckter Form versendet, sondern über das Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt. Es ist bereits jetzt schon möglich, auf alle öffentlichen und nichtöffentlichen Unterlagen über den passwortgeschützten Bereich des Ratsinformationssystems zuzugreifen.

Im nächsten Schritt soll nun die papierbasierte Ratsarbeit ganz durch die digitale Ratsarbeit abgelöst werden. Die Firma Somacos bietet als Ergänzung zum internen Programm „Session“ die App „Mandatos“ an, mit der eine komfortable und moderne digitale Ratsarbeit ermöglicht wird. Die Vorlagen können über diese App gelesen, bearbeitet und mit Kommentierungen versehen werden.

Von Januar bis April 2019 wurde bereits mit einigen Stadtratsmitgliedern eine Testphase der App durchgeführt. Hier hat sich gezeigt, dass eine Übergangsphase erforderlich ist, bis auf ein sicheres und zuverlässig funktionierendes System zurückgegriffen werden kann. Weiterhin sind Anpassungen in der Geschäftsordnung und in der Hauptsatzung (Entschädigungsregelungen) erforderlich. In der Anlage wird ein Entwurf zu einer möglichen Richtlinie für die digitale Ratsarbeit der Stadt Eisenach zur Kenntnis gegeben, die dann im Rahmen der erforderlichen Änderungen als Anlage zur Geschäftsordnung durch den Stadtrat beschlossen werden könnte.

Es ist angedacht, dass die Stadtratsmitglieder eigene mobile Endgeräte nutzen. Diese sollen nicht durch die Verwaltung zur Verfügung gestellt, sondern durch die Stadtratsmitglieder selbst beschafft werden. Dieser Vorschlag hat den Vorteil, dass sich jedes Mitglied für das Betriebssystem entscheiden kann, welches er favorisiert und unter Umständen bereits nutzt. Weiterhin können auch bereits vorhandene Geräte eingesetzt werden. Eine private Nutzung der Geräte ist damit ebenfalls möglich. Würde man sich für die Beschaffung und Verwaltung der mobilen Endgeräte durch die Stadtverwaltung entscheiden, wäre der Aufwand für die Administration von 36 mobilen Endgeräten durch die IT-Abteilung der Stadtverwaltung kaum leistbar. Da sich die Geräte bei dieser Variante im Eigentum der Stadtverwaltung befinden würden, müssten zudem die Nutzungsmöglichkeiten für die Anwender stark eingeschränkt werden, da eine private Nutzung dann zu untersagen wäre.

Kosten:

Es ist vorgesehen, die Entschädigungsregelungen in der Hauptsatzung dahingehend zu ändern, dass sich jedes Stadtratsmitglied zwischen einer monatlichen Pauschale für die Nutzung eines vorhandenen mobilen Endgerätes in Höhe von 10 € oder einem einmaligen Zuschuss pro Wahlperiode zur Beschaffung eines mobilen Endgerätes in Höhe von 530 € entscheiden kann. Damit haben beide Varianten, gerechnet auf die gesamte Wahlperiode, den gleichen finanziellen Effekt.

Auf Grundlage des Jahres 2017 wurden Druck- und Portokosten in Höhe von ca. 15.000 € für eine Wahlperiode errechnet, die bei der Einführung der digitalen Ratsarbeit entfallen würden. Für die Beschaffung der App würden einmalig ca. 8.600 € und pro Wahlperiode Lizenzgebühren von ca. 10.000 € anfallen.

Anlagenverzeichnis:

Anlage – Entwurf einer Richtlinie für die digitale Ratsarbeit der Stadt Eisenach