II. Fragestellung

1.      Wurde bereits ein entsprechender Fördermittelantrag durch die Stadt Eisenach zur finanziellen Unterstützung der Digitalisierung der Verwaltung gestellt oder befindet sich ein solcher Antrag aktuell in Vorbereitung?

(Wenn ja, für welche konkreten Fördergegenstände (bspw. Lizenzerwerb DMS, Beratungsleistungen/Schulungen im Bereich IT-Sicherheit usw.)? Wenn nein, warum nicht?)

2.      Mit welchen Bürgermeistern/innen von umliegenden Gemeinden hat die Oberbürgermeisterin bereits Gespräche bzgl. einer gemeinsamen Antragstellung (Förderbedingung mindestens zwei Gemeinden mit mindestens 30.000 Einwohnern Gesamteinwohnerzahl) zur Gewährung von Zuschüssen aus dem Förderprogramm geführt und mit welchen konkreten Ergebnissen?

3.      Wurden bereits ein Konzept und ein Zeitplan für die schrittweise Digitalisierung der Eisenacher Verwaltung (Einführung der elektronischen Akte) erstellt und welche personellen und finanziellen Ressourcen sind für die Umsetzung des Konzeptes notwendig (Zeitplanung, Personalplanung und Finanzplanung bitte genauer untersetzen)?

4.      Wurde mittlerweile ein IT-Sicherheitskonzept für die Eisenacher Stadtverwaltung erarbeitet und sind auf Grundlage des Sicherheitskonzepts entsprechende Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter/innen der Stadtverwaltung angeboten worden? (Wenn ja, in welchem Umfang?)

5.      Welches Dokumentenmanagementsystem zur Einführung der elektronischen Akte nutzt die Eisenacher Stadtverwaltung aktuell bzw. plant sie wann anzuschaffen und einzuführen (bspw. VIS, regisafe, OS/enaio) und welche Gesamtkosten wären mit einer flächendeckenden Einführung des DMS verbunden?

ich beantworte Ihre Anfrage wie folgt:

zu 1.

Gemäß der Richtlinie zur Förderung von E-Government und IT in Thüringer Kommunen (Thüringer E-Government-Richtlinie – ThürEGovRL) vom 18.12.2018 sind insbesondere nachfolgend aufgeführte Vorhaben förderfähig:

a)      Schaffung von Diensten mit dem Ziel der vollständigen elektronischen Abwicklung von Verwaltungsvorgängen über das Internet mit und ohne elektronische Signatur (Transaktion und Integration) verbunden mit einer standardisierten Erfassung des Antragsprozesses und notwendiger Datenfelder, sowie einer auf XÖV-Standards basierenden Anbindung an notwendige Fachverfahren zur Nachnutzbarkeit durch andere der in Nummer 3 genannten Zuwendungsempfänger (Thüringer Gemeinden und Gemeindeverbände),

b)     Schaffung eines zentralen elektronischen Dienstes mit dem Ziel der Abwicklung gemeinsamer Ausschreibungs- und Beschaffungsvorgänge von Kommunen,

c)      Übernahme oder Bereitstellung von kooperativ nutzbaren Basisdiensten, auf die mittels standardisierter oder offener Schnittstellen zugegriffen werden kann, für die in Nummer 3 genannten Zuwendungsempfänger,

d)     Einführung, Nutzung oder Betrieb von Fachanwendungen, elektronischen Diensten und/oder Dokumentenmanagementsystemen durch - mindestens drei Landkreise bzw. kreisfreie Städte unter vorheriger Beteiligung der jeweils anderen Gemeindeverbände bzw. kreisfreien Städte in Gestalt einer landesweiten Abfrage zur Mitwirkung oder mindestens 15 Gemeinden oder einer Zahl von Gemeinden mit einer Gesamteinwohnerzahl von mindestens 30.000 Einwohnern unter vorheriger Information der jeweils anderen Thüringer Gemeinden in Gestalt einer Veröffentlichung auf einem zentralen Portal,

e)     Schaffung von standardisierten und offenen Schnittstellen zur Sicherstellung der Interoperabilität und Medienbruchfreiheit bei elektronischen Fachverfahren oder Dokumentenmanagementsystemen, die in mehreren Gemeinden und/oder Gemeindeverbänden im Einsatz sind,

f)       Neustrukturierung der E-Government und IT-Landschaft innerhalb eines Landkreises bzw. auch zwischen Landkreisen und/oder kreisfreien Städten durch Errichtung von
regionalen E-Government- und IT-Servicecentern im Wege interkommunaler Zusammenarbeit,

g)      Beratung und Schulung zur Informationssicherheit in Verwaltungen der in Nummer 3 genannten Zuwendungsempfänger,

h)     Kosten der Teilnahme von Mitarbeitern der in Nummer 3 genannten Zuwendungsempfänger an Fachtagungen in Thüringen, deren Ziel die Information, Vernetzung und Zusammenarbeit im Bereich E-Government und IT ist.

Da die Stadt Eisenach bislang keine personellen Kapazitäten zur Durchführung förderfähiger Vorhaben besitzt, wurde bisher kein Fördermittelantrag gestellt. Die Durchführung förderfähiger Projekte ggf. gemeinsam mit dem Landkreis WAK oder der Stadt Mühlhausen wird aktuell geprüft. .

zu 2.

Bisher wurden keine Gespräche mit umliegenden Gemeinden geführt.

zu 3. und 5.

Zum 01.11.2019 wurde bei der Stadt Eisenach die Stelle Digitalisierung und E-Government im Personal- und Organisationsamt besetzt.

Ziel ist es, eine Strategie zur schrittweisen Digitalisierung der Eisenacher Verwaltung zu erstellen und umzusetzen.

Derzeit arbeitet bereits die Steuerabteilung mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) WINYARD der Firma LCS Schlieben.

Von dieser Firma wurde in der Vergangenheit bereits eine Lizenz für die komplette Verwaltung erworben - eine schrittweise fortführende Einführung der E-Akte ist bis zum Jahr 2022 vorgesehen.

Ferner beabsichtigt die Stadt Eisenach, die den Thüringer Kommunen durch das Land Thüringen kostenfrei zur Verfügung gestellten zentralen Basisdienste für Online-Verwaltungstätigkeiten sowie das Thüringer Antragssystem für Verwaltungsleistungen (ThAVEL) zu nutzen.

Zu den Basisdiensten zählen:

·         das Servicekonto Thüringen (Login für Antragsteller)

·         VERIMI Servicekonto-Anbindung (Identitätsplattform)

·         EPayBL – Online-Bezahlfunktion

Um die Online-Verwaltungsleistungen medienbruchfrei über ThAVEL anzubieten und damit Einspareffekte zu erzielen (wie z.B. Wegfall von monotonen, sich wiederholenden Tätigkeiten und damit Einsparung von Arbeitszeit sowie Porto- und Papierkosten), ist die Einführung des DMS zwingende Voraussetzung und das erste Ziel der Digitalisierungsstrategie.

zu 4.

Es wurde begonnen ein Managementsystem für Informationssicherheit (ISMS) in die existierenden Strukturen der Stadtverwaltung einzubetten. Das ISMS orientiert sich an den Standards des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Für das ISMS wurde die Software verinice beschafft, um die Modellierung des IT-Verbunds durchzuführen. In diesem Prozessschritt befindet sich die Stadtverwaltung aktuell.

Ebenso aus den Standards des BSI abgeleitet wird ein Notfallhandbuch implementiert.

Aktuell wird das Notfallmanagement über klar definierte Prozesse nach Best Practices der IT Infrastructure Library (ITIL) gesteuert. So existieren beispielsweise Prozessbeschreibungen, welche das Verhalten bei Störungen oder Sicherheitsvorfällen definieren. Weiterhin existiert eine Eskalationsrichtlinie für den Ernstfall.