Sachverhalt:

Auf Basis des Grundsatzbeschlusses des Stadtrates zur Einleitung eines Prozesses zur Modernisierung der Stadtverwaltung Eisenach vom 23.04.2010 wurden folgende
3 Projektgruppen zur Umsetzung der geplanten Phasen des Modernisierungsprozesses gebildet:

·         Projektgruppe – Zielsystem

·         Projektgruppe – Personal- und Organisationsentwicklung

·         Projektgruppe – Produkte, KLR, Steuerungsunterstützung

Mit dem jeweiligen Projektgruppenleiter wurde am 31.05.2010 ein Projektauftrag vereinbart.

Parallel dazu wurden ebenfalls am 31.05.2010 die Mitglieder des Lenkungsausschusses berufen. Mit dem Berufungsschreiben einher erging die Einladung zur ersten Sitzung des Lenkungsausschusses am 04.08.2010.

Die Projektgruppen haben entsprechend ihrem Projektauftrag mit ihrer Arbeit begonnen bzw. sie bereits teilweise abgeschlossen. Die bis zum jetzigen Zeitpunkt vorgenommenen Maßnahmen haben keine zusätzlichen Ausgaben verursacht. Alle Aufgaben wurden ohne die geplante externe Unterstützung vorgenommen, da hierfür die notwendigen finanziellen Mittel aufgrund der vorläufigen Haushaltsführung nicht zur Verfügung stehen.

In diesem Jahr werden voraussichtlich Kosten für die durchzuführende Schulung der Leitungskräfte – siehe hierzu unter Punkt Personal- und Organisationsentwicklung – in Höhe von ca. 3.000 € anfallen.

Projektgruppe Zielsystem

Durch die Projektgruppe wurde eine Zielsystematik erarbeitet, die am 04.08.2010 dem Lenkungsausschuss zur Beratung und Empfehlung unterbreitet wurde.

Der Lenkungsausschuss hat diese Zielsystematik bestehend aus einem Oberziel sowie Formal-, Sach- und Finanzzielen mehrheitlich dem Stadtrat empfohlen. Des Weiteren wurde durch den Lenkungsaussschuss die Zielhierachie der Sachziele durch ein Abstimmungsverfahren mittels Stimmzettel ebenfalls als Empfehlung für den Stadtrat bestimmt.

Die Zielsystematik sowie die Zielhierarchie wurde auf Basis der Empfehlungen des Lenkungsausschusses am 08.10.2010 vom Stadtrat mehrheitlich beschlossen (Beschluss-Nr. StR/0245/2010).

Nach dem Stadtratsbeschluss wurden zunächst in den Dienstberatungen aller Dezernate die Amtsleiter über die beschlossene Zielsystematik informiert. Des Weiteren hat der Personalrat ebenfalls erste Informationen in einem Rundschreiben an die Mitarbeiter zur Zielsystematik gegeben (3. Quartal 2010).

Im Anschluß wurde die Zielsystematik in eine farbige Grafik übertragen und allen Ämtern zum Aushang zur Verfügung gestellt (4. Quartal 2010)

Schließlich werden alle Mitarbeiter in einem Informationsschreiben der Verwaltungsspitze detailliert informiert. In dem Schreiben wird auf den bisherigen Prozess Bezug genommen.

Da es sich bei dem Stadtratsbeschluss um einen Grundsatzbeschluss handelt, bildet dieser die Basis für die weiteren Modernisierungsschritte. Jedoch sollten der theoretischen Zielsystematik konkrete Maßnahmen, insbesondere in den Haushaltsberatungen folgen.

Dem Oberbürgermeister wurde der Vorschlag unterbreitet, eine Anpassung der Formblätter für Haushaltsmittelanmeldungen bzw. –freigaben vorzunehmen, d.h. bei Mittelanmeldungen bzw. –freigaben ist anzukreuzen, welchem Ziel (A, B oder C) diese Maßnahme zuzuordnen ist.

Ziel dieser Anpassung soll sein, dass entsprechend dem Stadtratsbeschluss die Zielsystematik und Zielhierachie insbesondere beim Haushalt 2012 beachtet werden.

In einem nächsten Schritt soll bis zum Ende des 1. Quartals 2011 durch die Pressestelle auf der Internetseite der Stadt Eisenach ein Bereich für den Modernisierungsprozess gestaltet werden. Die Mitarbeiter werden laufend per Mail über den Ausbau der Internetseite informiert. Damit soll ein kontinuierlicher Informationsfluss gewährleistet werden.

Projektgruppe Personal- und Organisationsentwicklung

In einem ersten Schritt hat sich die Projektgruppe “Personal- und Organisationsentwicklung” mittels einer von ihr durchgeführten Mitarbeiterbefragung einen Überblick über die aus Sicht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter notwendigsten Handlungsfelder verschafft.

Im Ergebnis dieser Befragung (diese wurde dem Lenkungsausschuss am 21.10.2010 ausführlich vorgestellt) haben sich folgende drei Handlungsfelder herauskristallisiert:

1.         Einführung von Mitarbeitergesprächen

2.         Aufbau eines Fortbildungsmanagements

3.         Flexibilisierung der Arbeitszeit

Zur Gewährleistung einer effektiven Arbeitsweise wurden drei Unterarbeitsgruppen gebildet, die sich jeweils mit den genannten Handlungsfeldern beschäftigt haben.

1.         Einführung von Mitarbeitergesprächen

Hinsichtlich der Einführung von Mitarbeitergesprächen sind bereits drei Schulungen der Führungskräfte (jeweils ca. 12 Führungskräfte) im Jahr 2010 erfolgt. Diese Schulungen waren auf Grund einer Förderung für die Stadt Eisenach kostenfrei.

Es steht noch eine Schulung der Führungskräfte und die umfassende Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus. Diese sollen im I. Quartal 2011 abgeschlossen werden, so dass die Mitarbeitergespräche im II. Quartal eingeführt werden können. Nach derzeitigem Kenntnisstand werden für diese Schulung Kosten in Höhe von ca. 3.000 Euro entstehen.

2.         Aufbau eines Fortbildungsmanagements

Basierend auf dem Ergebnis aus dem Punkt der Mitarbeiterbefragung “Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten” wird derzeit durch die Unterprojektgruppe “Wissensmanagement” an Vorschlägen zum Aufbau und der Einführung eines Fortbildungsmanagements in der Stadtverwaltung Eisenach gearbeitet. Mit dem Ziel “Wissen miteinander teilen, Wissen vervielfachen, Wissen gezielter abfragen, internes Wissen verfügbar machen sowie das Freisetzen von Innovationspotentialen” wird derzeit das Schwerpunktthema “Internes Fortbildungsprogramm” vorangetrieben. Hierbei ist angedacht in enger Kooperation mit der Volkshochschule  und dem Engagement der Mitarbeiter Fortbildungsmöglichkeiten für alle Mitarbeiter zu schaffen.

Weiterhin wird derzeit im Zusammenhang mit dem umfangreichen Thema “Fortbildung” an dem Entwurf einer Dienstvereinbarung zwischen dem Personalrat und der Dienststelle für die Mitarbeiter gearbeitet.

3.         Flexibilisierung der Arbeitszeit

Durch die Unterarbeitsgruppe werden derzeit Gründe für eine weitere Flexibilisierung der Arbeitszeit aus Sicht der Beschäftigten, aber auch aus Sicht des Arbeitsgebers erarbeitet. Dabei werden speziell die tariflichen Möglichkeiten des TVöD näher beleuchtet (z. B. Arbeitszeitkorridor, Rahmenarbeitszeit, Arbeitszeitkonto und Langzeitkonto).

Weiterhin werden durch die Mitglieder der Unterarbeitsgruppe die Voraussetzungen, Chancen aber auch die Risiken der alternierenden Telearbeit geprüft.

Im Fokus aller Prüfungen liegt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, um zum einen passgenaue Lösungen für optimale Servicezeiten zu finden aber auch der Erlangung eines höheren Grades an Zeitsouveränität durch den/die einzelne/n Mitarbeiter/in der Stadtverwaltung.

Ziel der Auswahl weiterer Instrumente zur Arbeitszeitflexibilisierung ist auch die Gewinnung bzw. die Vermeidung der Abwanderung qualifizierter Beschäftigter durch Steigerung der Attraktivität des Arbeitgebers Stadtverwaltung.

Projektgruppe Produkte, KLR, Steuerungsunterstützung

Die Projektgruppe erarbeitet derzeit das Produkthandbuch für die Stadt Eisenach.

Auf Basis des Produktrahmenplanes des Landes Thüringen wurde in einem ersten Schritt den Produkten des Rahmenplanes die Ämter der Stadtverwaltung entsprechend ihrer Aufgabenzuschnitte zugeordnet. Parallel dazu wurden von vergleichbaren Städten Informationen bzw. bereits erarbeitete Produkthandbücher als weitere Arbeitsgrundlage beschafft.

Im nächsten Schritt wurde durch die Projektgruppe auf Basis der bestehenden Aufgaben sowie unter Berücksichtigung der Verfahrensweise anderer Städte bestimmt, welche Produkte gebildet werden sollten. Ziel hierbei war nicht mehr als 100 Produkte zu bilden, um eine Übersichtlichkeit zu gewährleisten.

Für diese Produkte wurden unter Zugrundelegung des Soll-Inhaltes der Produktbeschreibungen gemäß der Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift über die kommunalen Produkte und Konten Basisproduktbeschreibungen erstellt.

Zur effizienteren Arbeitsweise wurden 4 Unterprojektgruppen gebildet, die mit den Leitern der Ämter und Abteilungen Gespräche führten, um die Basisproduktbeschreibungen um die Punkte: Auftragsgrundlage, Zielgruppe, Kurzbeschreibung, zu ergänzen. Des Weiteren wurde bei diesen Gesprächen nach Lösungen für diejenigen Produkte gesucht, bei denen aufgrund des derzeitigen Aufgabenzuschnittes mehrere Ämter für die Aufgabenerfüllung verantwortlich sind.

Die Gespräche mit den Ämtern sind fast abgeschlossen. Danach werden durch die Projektgruppe die Produktbeschreibungen nochmals insbesondere im Hinblick auf eine einheitliche sprachliche Gestaltung geprüft.

Die derzeitige Planung sieht vor, dass dem Lenkungsausschuss Ende Februar das Produkthandbuch vorgestellt werden soll.