Sachverhalt:

Der Thüringer Rechnungshof führte gemäß §§ 1 Abs. 1 und 4a ThürPrBG die vergleichende Prüfung „Einhaltung steuerrechtlicher Anforderungen bei Kommunen insbesondere unter Berücksichtigung § 2b UStG“ durch. 56 Kommunen aus verschiedenen Verwaltungstypen wurden aufgefordert,  einen Fragebogen auszufüllen. Der Rechnungshof erhob mit der vorliegenden Prüfung den Umsetzungsstand zum 21. Mai 2021.

Der Fragebogen war in 3 Teile gegliedert:

1. Teil                        Allgemeiner Teil

-          Name der Kommune

-          Anschrift

-          Ansprechpartner

2. Teil                        Steuerrechtlicher Anforderungen (allgemein)

-          Wurde die Einführung eines Tax-Compliance-Management-Systems (TCMS) beschlossen bzw. bereits eingerichtet

-          Wer hat es beschlossen

-          Welche Ziele wurden beschlossen

-          Organisation um steuerrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden

-          dokumentierte Risiken bei Nichteinhaltung von steuerrechtlichen Regelungen

-          gibt es Dienstanweisung bzw. sonstige Regelungen

3. Teil                        Anforderungen § 2b UStG

-          wurde die Optionserklärung abgegeben

-          Bestandsanalyse (derzeitige BGA’s)

-          Welche Einnahmen wurden bisher bewertet (Verträge, Einnahmen, Leistungen)

-          wie viele Vorgänge wurden bisher bewertet

Im Vergleich zu anderen Kommunen, Landkreisen und kreisfreien Städten ist festzustellen, dass die Stadtverwaltung Eisenach einen erheblichen Bearbeitungsstau in der Abarbeitung der Vorgänge für die Umstellung zum 01.01.2023 aber auch im Bereich der allgemeinen steuerlichen Anforderungen aufweist.

Seitens des Rechnungshofes wurde aufgrund dessen die Einrichtung eines zentralen Steuerfachdienstes empfohlen. Nach Einschätzung des TRH ist dabei die Ausstattung dieses Dienstes mit spezialisierten Fachkräften aufgrund der Komplexität des Themas und der hohen Änderungsfrequenz unumgänglich. Darüber hinaus  sollte diese Stelle gleichzeitig offiziell als TCMS-Beauftragter benannt werden.

Unabhängig von dieser aktuellen Feststellung des TRH hat sich die Stadtverwaltung frühzeitig mit dieser Problematik beschäftigt. Allerdings gestaltete sich die Schaffung und fachadäquate Besetzung dieser Stelle sehr schwierig und langwierig. Letztendlich konnte die Besetzung der Stelle „SB interne Steuerstelle“ erst zum 01.07.2021 mit einen Stellenanteil von derzeit 50 % realisiert werden.

Zu den Aufgaben der Steuerstelle i.R. eines ganzheitlichen TCMS gehören u.a.:

-          Grundlagenarbeit zur Einführung TCMS und Umsetzung § 2b UStG,

-          Mitwirkung bei der Erstellung von Steueranmeldungen und –erklärungen,

-          Beratung, Betreuung und Schulung der Fachämter bei steuerlichen Fragen,

-          Steuerliche Prüfung städtischer Vereinbarungen, Verträge, Vorhaben und Investitionen,

-          Vorbereitung und Begleitung steuerlicher Prüfungen,

-          Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen zu steuerlichen Themen,

-          Auswertung und Umsetzung aktueller Gesetzesänderungen, Fachurteile und BMF-Schreiben.

Eine schnellstmögliche Zuordnung zu 100 % wird anvisiert, um die anstehenden umfangreichen Arbeiten zur Umsetzung § 2b UStG und Implementierung eines TCMS fristgerecht und rechtssicher erledigen zu können.

Darüber hinaus erachtet der TRH die Inanspruchnahme externer Unterstützung durch eine Steuerberatung als sinnvoll und erforderlich. Im Bereich der Stadtverwaltung wird eine solche Unterstützung im Bereich des oRB bereits in Anspruch genommen. Dieses Mandat wurde erweitert und punktuell im Zusammenhang mit der Umstellung § 2b UStG oder auch anderen konkreten Einzelfällen in der Kernverwaltung (z.B. Prüfung BgA) in Anspruch genommen.

Eine weitere Empfehlung des TRH, welche die Stadt Eisenach zeitnah plant umzusetzen, ist die Einführung eines TCMS. Das TCMS als internes Kontrollinstrument ist eine wesentliche Grundlage dafür, dass auch die öffentliche Hand die Einhaltung der steuerlichen Pflichten gewährleisten kann.

Aus der Prüfung geht hervor, dass bisher lediglich 20 % der Kommunen die Einführung eines TCMS beschlossen haben. Dies wird äußerst kritisch gewürdigt, da das Fehlen eines solchen internen Kontrollinstruments von Seiten der Steuerbehörden als ein Indiz gesehen wird, dass bei fehlerhaften Steuererklärungen das Vorliegen eines Vorsatzes bzw. Leichtfertigkeit impliziert.

Verwaltungsintern liegt ein erster Entwurf einer „Steuerrichtlinie für die Stadtverwaltung Eisenach“ vor. Entsprechende Dienstanweisungen, Richtlinien und Checklisten werden derzeit erarbeitet. Kennziffern für eine effiziente Berichterstattung müssen noch festgelegt werden. Verantwortlichkeiten in organisatorischer, fachlicher, prozesstechnischer und bereichsspezifischer Hinsicht müssen eindeutig definiert und festgelegt werden.

Weniger als 50 % der Kommunen konnten bislang ihre steuerlichen Risiken identifizieren, bewerten (16 %) bzw. dokumentieren (7 %). Seitens der Stadtverwaltung wurden bisher keine Aufgabenbeschreibungen dokumentiert. Der Rechnungshof empfiehlt die Aufgabenbeschreibungen genauestens zu dokumentieren, überlagerte Zuständigkeiten zu protokollieren und die endgültigen Zuständigkeiten regeln. Zur Risikoanalyse empfiehlt der Rechnungshof die Erstellung von Risikomatrixen bzw. tabellarische Risikobewertungen für alle Steuerarten. Dies wurde seitens der Stadtverwaltung noch nicht bearbeitet.

Die vorhandene (unvollständige) städtische Vertragsdatenbank muss aktualisiert werden und steuerlich relevante Daten müssen nacherfasst werden.

Die Stadtverwaltung Eisenach muss die durch die Verlängerung des Optionszeitraumes bis zum 31.12.2022 gewonnene Zeit nutzen um die Umsetzung der Regelungen des § 2b UStG und die Implementierung der städtischen Steuerrichtlinie („TCMS“) voranzutreiben.

Anlagenverzeichnis

Prüfbericht TRH2021-07-29