Sachverhalt:
Der Thüringer
Rechnungshof führte gemäß §§ 1 Abs. 1 und 4a ThürPrBG die vergleichende Prüfung
„Einhaltung steuerrechtlicher Anforderungen bei Kommunen insbesondere unter
Berücksichtigung § 2b UStG“ durch. 56 Kommunen aus verschiedenen
Verwaltungstypen wurden aufgefordert,
einen Fragebogen auszufüllen. Der Rechnungshof erhob mit der
vorliegenden Prüfung den Umsetzungsstand zum 21. Mai 2021.
Der Fragebogen war
in 3 Teile gegliedert:
- Teil Allgemeiner
Teil
-
Name der
Kommune
-
Anschrift
-
Ansprechpartner
- Teil Steuerrechtlicher
Anforderungen (allgemein)
-
Wurde
die Einführung eines Tax-Compliance-Management-Systems (TCMS) beschlossen bzw.
bereits eingerichtet
-
Wer hat
es beschlossen
-
Welche
Ziele wurden beschlossen
-
Organisation
um steuerrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden
-
dokumentierte
Risiken bei Nichteinhaltung von steuerrechtlichen Regelungen
-
gibt es
Dienstanweisung bzw. sonstige Regelungen
- Teil Anforderungen
§ 2b UStG
-
wurde
die Optionserklärung abgegeben
-
Bestandsanalyse
(derzeitige BGA’s)
-
Welche
Einnahmen wurden bisher bewertet (Verträge, Einnahmen, Leistungen)
-
wie
viele Vorgänge wurden bisher bewertet
Im Vergleich zu
anderen Kommunen, Landkreisen und kreisfreien Städten ist festzustellen, dass
die Stadtverwaltung Eisenach einen erheblichen Bearbeitungsstau in der
Abarbeitung der Vorgänge für die Umstellung zum 01.01.2023 aber auch im Bereich
der allgemeinen steuerlichen Anforderungen aufweist.
Seitens des
Rechnungshofes wurde aufgrund dessen die Einrichtung eines zentralen
Steuerfachdienstes empfohlen. Nach Einschätzung des TRH ist dabei die
Ausstattung dieses Dienstes mit spezialisierten Fachkräften aufgrund der
Komplexität des Themas und der hohen Änderungsfrequenz unumgänglich. Darüber
hinaus sollte diese Stelle gleichzeitig
offiziell als TCMS-Beauftragter benannt werden.
Unabhängig von
dieser aktuellen Feststellung des TRH hat sich die Stadtverwaltung frühzeitig
mit dieser Problematik beschäftigt. Allerdings gestaltete sich die Schaffung
und fachadäquate Besetzung dieser Stelle sehr schwierig und langwierig.
Letztendlich konnte die Besetzung der Stelle „SB interne Steuerstelle“ erst zum
01.07.2021 mit einen Stellenanteil von derzeit 50 % realisiert werden.
Zu den Aufgaben der
Steuerstelle i.R. eines ganzheitlichen TCMS gehören u.a.:
-
Grundlagenarbeit
zur Einführung TCMS und Umsetzung § 2b UStG,
-
Mitwirkung
bei der Erstellung von Steueranmeldungen und –erklärungen,
-
Beratung,
Betreuung und Schulung der Fachämter bei steuerlichen Fragen,
-
Steuerliche
Prüfung städtischer Vereinbarungen, Verträge, Vorhaben und Investitionen,
-
Vorbereitung
und Begleitung steuerlicher Prüfungen,
-
Erarbeitung
von Entscheidungsvorlagen zu steuerlichen Themen,
-
Auswertung
und Umsetzung aktueller Gesetzesänderungen, Fachurteile und BMF-Schreiben.
Eine
schnellstmögliche Zuordnung zu 100 % wird anvisiert, um die anstehenden
umfangreichen Arbeiten zur Umsetzung § 2b UStG und Implementierung eines TCMS
fristgerecht und rechtssicher erledigen zu können.
Darüber hinaus
erachtet der TRH die Inanspruchnahme externer Unterstützung durch eine
Steuerberatung als sinnvoll und erforderlich. Im Bereich der Stadtverwaltung
wird eine solche Unterstützung im Bereich des oRB bereits in Anspruch genommen.
Dieses Mandat wurde erweitert und punktuell im Zusammenhang mit der Umstellung
§ 2b UStG oder auch anderen konkreten Einzelfällen in der Kernverwaltung (z.B.
Prüfung BgA) in Anspruch genommen.
Eine weitere
Empfehlung des TRH, welche die Stadt Eisenach zeitnah plant umzusetzen, ist die
Einführung eines TCMS. Das TCMS als internes Kontrollinstrument ist eine
wesentliche Grundlage dafür, dass auch die öffentliche Hand die Einhaltung der
steuerlichen Pflichten gewährleisten kann.
Aus der Prüfung geht
hervor, dass bisher lediglich 20 % der Kommunen die Einführung eines TCMS
beschlossen haben. Dies wird äußerst kritisch gewürdigt, da das Fehlen eines
solchen internen Kontrollinstruments von Seiten der Steuerbehörden als ein
Indiz gesehen wird, dass bei fehlerhaften Steuererklärungen das Vorliegen eines
Vorsatzes bzw. Leichtfertigkeit impliziert.
Verwaltungsintern
liegt ein erster Entwurf einer „Steuerrichtlinie für die Stadtverwaltung
Eisenach“ vor. Entsprechende Dienstanweisungen, Richtlinien und Checklisten
werden derzeit erarbeitet. Kennziffern für eine effiziente Berichterstattung
müssen noch festgelegt werden. Verantwortlichkeiten in organisatorischer,
fachlicher, prozesstechnischer und bereichsspezifischer Hinsicht müssen
eindeutig definiert und festgelegt werden.
Weniger als 50 % der
Kommunen konnten bislang ihre steuerlichen Risiken identifizieren, bewerten (16
%) bzw. dokumentieren (7 %). Seitens der Stadtverwaltung wurden bisher keine
Aufgabenbeschreibungen dokumentiert. Der Rechnungshof empfiehlt die
Aufgabenbeschreibungen genauestens zu dokumentieren, überlagerte
Zuständigkeiten zu protokollieren und die endgültigen Zuständigkeiten regeln.
Zur Risikoanalyse empfiehlt der Rechnungshof die Erstellung von Risikomatrixen
bzw. tabellarische Risikobewertungen für alle Steuerarten. Dies wurde seitens
der Stadtverwaltung noch nicht bearbeitet.
Die vorhandene
(unvollständige) städtische Vertragsdatenbank muss aktualisiert werden und
steuerlich relevante Daten müssen nacherfasst werden.
Die Stadtverwaltung
Eisenach muss die durch die Verlängerung des Optionszeitraumes bis zum
31.12.2022 gewonnene Zeit nutzen um die Umsetzung der Regelungen des § 2b UStG
und die Implementierung der städtischen Steuerrichtlinie („TCMS“)
voranzutreiben.
Anlagenverzeichnis
Prüfbericht
TRH2021-07-29